会議の準備は決める仕事と必要な情報に合わせる
会話や会議の準備では、決める仕事、必要な資料、質問する内容を具体化します。準備が成果の9割を占めるという数値にはせず、目的に合う内容を用意します。
準備する時間も仕事の費用です。決定の影響と、調べる必要がある情報に合わせて配分し、本番では新しい事情を聞いて説明を更新します。
会話と会議の準備｜目的と資料と質問を用意する
概要
会話や会議の準備では、決める仕事、必要な資料、質問する内容を具体化します。この記事では、決める仕事と議題、資料の根拠と未確定の質問、機材と閲覧の準備、会議後の作業と資料更新を解説します。
公開日
更新日
会議で決めることを資料に記す
採用する案、必要な判断、判断する人を資料に記します。Atlassianの議題の案内は会議の目的と内容を明示します。（Atlassian: Meeting agendas）
読むだけで済む連絡を、同時に集まる議論と混同しない構成にします。
資料の根拠と不明なことを用意する
使う数値の期間と出典、未確定の作業を記載します。予想する質問にも、分かっている答えと追加で調べる内容を用意します。
機材と資料の開き方を試し、必要な情報を当日読めるようにします。
会議後の作業と資料を更新する
決まった仕事に担当と期限を付けます。予想と違った質問は、次回の準備資料に反映します。
公開する企画案内も、決まった内容と日程に合わせて更新しましょう。
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よくある質問
Q: 準備は成果の9割ですか？
A: 一律の割合として使わず、決める仕事に合わせます。
Q: 短い会議でも資料は必要ですか？
A: 決めることと根拠が共有できる方法を選びます。
Q: 想定外の質問にはどう対応しますか？
A: 分かっている答えと、追加で調べる内容を区別します。
Q: 会議後に何を残しますか？
A: 決まった仕事、担当、期限と未確定の質問を残します。
