“As Is / To Be”分析。チーム全員で理想の業務フローを描き、ギャップを埋める

想定読者

• 日々の業務が非効率だと感じているが、何から手をつけていいか分からない方
• チーム内で「言った言わない」や「認識のズレ」が多く、業務がスムーズに進まないことに悩んでいる方
• メンバーの主体性を引き出し、チーム全体で業務改善を推進したいと考えているリーダー

結論：業務改善は「一部の専門家のお仕事」ではない。「チーム全員の創造的な活動」である。

あなたのチームの業務フローは、今日も「ブラックボックス」になっていないでしょうか。一部のベテラン社員しか全体像を把握しておらず、「言った言わない」「認識のズレ」「なぜか遅延する」といった問題が頻発している。そして、業務改善は、一部の専門家やリーダーの「お仕事」になってしまい、現場は「やらされ感」で取り組んでいる。もしそうなら、あなたのチームは、大きな機会損失を抱えています。

業務改善は、一部の専門家やリーダーだけが行うものではありません。現場で働くチーム全員が「自分ごと」として取り組むべき「創造的な活動」です。“As Is / To Be”分析は、チーム全員で現状を共有し、理想を描き、そのギャップを埋めるための、最もシンプルで、最も強力な「業務改善の羅針盤」なのです。

あなたのチームの業務は、今日も「ブラックボックス」ではないか？

多くのチームで、業務フローが属人化し、一部のメンバーしか全体像を把握していない現状が見られます。これは、以下のような問題を引き起こします。

• 非効率の温存: 業務のムダや重複、ボトルネックが可視化されないため、非効率なプロセスが温存され続けます。
• 認識のズレ: 各メンバーが自分の担当範囲しか知らないため、業務の連携部分で「言った言わない」や「認識のズレ」が発生し、手戻りや遅延の原因となります。
• 属人化のリスク: 特定のメンバーが不在になると、業務が滞ってしまいます。これは、組織にとって大きなリスクです。
• 改善への抵抗: 業務の全体像が見えないため、改善提案をしても「それは無理だ」「自分の仕事ではない」といった抵抗が生まれやすくなります。

“As Is / To Be”分析とは？現状と理想を可視化する魔法のツール

“As Is / To Be”分析とは、業務改善の現場で広く使われるフレームワークです。その名の通り、以下の2つの状態を可視化し、比較することで、具体的な改善策を導き出します。

• As Is（現状）: 現在の業務フローを、ありのままに可視化します。誰が、何を、いつ、どうしているのか。どんな情報が、どこからどこへ流れているのか。どんな課題やムダが発生しているのか。良い点も悪い点も、全て洗い出します。

• To Be（理想）: As Isで洗い出した問題点を解消し、より効率的で、理想的な業務フローを描きます。「もし、何の制約もなかったら、どうすればもっと良くなるか？」という視点で、未来の姿を自由に描きます。

この2つの状態を比較することで、具体的なギャップと、そのギャップを埋めるための改善点（ボトルネック、ムダ、重複など）を明確にすることができます。これは、単なる業務フロー図作成ではなく、チーム全員で「共通認識」を形成し、「問題解決」へと向かうための強力なツールなのです。

チーム全員で「As Is / To Be」を描く3つの実践ステップ

“As Is / To Be”分析を成功させる鍵は、チーム全員を巻き込むことです。現場で働くメンバーこそが、業務のムダや課題を最もよく知っているからです

ステップ1: As Is（現状）を徹底的に可視化する

チーム全員で集まり、ホワイトボードや付箋、あるいはオンラインツール（Miro, Muralなど）を使って、現在の業務フローを、細部にわたって書き出しましょう。この際、「こうあるべき」ではなく「実際どうしているか」をありのままに表現することが重要です。ムダな作業や、非効率な手順も、全て洗い出します。このフェーズで、チーム内に「こんなムダがあったのか！」という気づきが生まれることが多々あります。

ステップ2: To Be（理想）を自由に描く

As Isで洗い出した問題点を踏まえ、「もし、何の制約もなかったら、どうすればもっと良くなるか？」という視点で、理想の業務フローを自由に描きましょう。このフェーズでは、ブレインストーミングのように、アイデアの質より量を重視します。既存の枠にとらわれず、大胆な発想で理想の姿を描くことが重要です。

ステップ3: ギャップを特定し、改善策を立案する

As IsとTo Beを比較し、そのギャップを埋めるための具体的な改善策を洗い出します。そして、その改善策に優先順位をつけ、「誰が、何を、いつまでに」やるのかを明確にします。この際、KPT（Keep/Problem/Try）フレームワークを活用するのも有効です。小さく始められる改善策から、優先的に実行していきましょう。

業務改善は「自分ごと」。チームの主体性を引き出す

“As Is / To Be”分析をチーム全員で行うことの最大のメリットは、業務改善が「自分ごと」になることです。現場で働くメンバーが、自ら問題を発見し、理想を描き、改善策を考えることで、主体性が引き出され、実行へのコミットメントが高まります。

これにより、チームは「指示待ち」から「自律型」へと進化し、継続的に改善を回せるようになります。業務改善は、一部の専門家やリーダーだけが行うものではありません。それは、現場で働くチーム全員が「自分ごと」として取り組むべき「創造的な活動」なのです。

よくある質問

Q: 業務フローが複雑すぎて、可視化できません。

A: まずは、最も頻繁に行われる業務や、特に問題が多いと感じる業務に絞って可視化してみましょう。完璧を目指す必要はありません。大まかな流れから始め、徐々に詳細を加えていく「アジャイル」なアプローチが有効です。また、図や記号を多用し、視覚的に分かりやすくする工夫も重要です。

Q: チームメンバーが、現状の問題点をなかなか話してくれません。

A: 心理的安全性が低い可能性があります。ファシリテーターが率先して自分の失敗談や、業務のムダだと感じている点を共有するなど、オープンな雰囲気作りを心がけましょう。また、匿名で意見を募るツールを活用するのも有効です。

Q: 理想ばかり語って、現実離れしたTo Beになってしまいそうです。

A: To Beは、あくまで「理想」です。最初は現実離れしていても構いません。重要なのは、現状の制約にとらわれず、自由に発想することです。その上で、ギャップを埋めるための改善策を考える際に、現実的な制約（予算、人員、時間など）を考慮に入れ、優先順位をつけて実行可能なプランに落とし込みましょう。

Q: 分析しただけで終わってしまいそうです。

A: 分析はあくまで手段であり、目的は「改善を実行すること」です。分析の最後に、必ず「誰が、何を、いつまでに」やるのかという具体的なアクションプランを明確にし、担当者を割り振りましょう。そして、次回のミーティングで、そのアクションプランの進捗を確認する場を設けるなど、実行を促す仕組みが必要です。

筆者について

記事を読んでくださりありがとうございました！ 私はスプレッドシートでホームページを作成できるサービス、SpreadSiteを開発・運営しています！ 「時間もお金もかけられない、だけど魅力は伝えたい！」という方にぴったりなツールですので、ホームページにお困りの方がいたら、ぜひご検討ください！ https://spread-site.com