想定読者

  • 毎日、目の前の業務に追われ、改善活動に手が回らないことに悩んでいる方
  • 「もっと良いやり方があるはずなのに…」と感じつつも、行動に移せないでいる方
  • 組織全体の生産性を底上げし、イノベーションを生み出す文化を築きたいと考えているリーダー

結論：忙しいは「言い訳」だ。忙しいからこそ、改善するのだ。

あなたの会社は、今日も「忙しい、忙しい」という声で溢れていないでしょうか。そして、その「忙しさ」を理由に、日々の業務改善や、新しいアイデアの創出といった「未来のための活動」が、常に後回しになっていないでしょうか。これは、まるで自転車を漕ぎながらパンク修理をするようなものです。

止まって修理する時間がないから、パンクしたまま走り続け、結果的に効率が落ち、さらに忙しくなる。この悪循環を断ち切るための、最もシンプルで、最も強力な処方箋が、「10%ルール」です。業務時間の1割を「改善活動」に投資することは、単なる「余裕」ではありません。それは、組織の生産性を飛躍的に高め、持続的な成長を可能にするための、最も戦略的な「攻めの時間管理術」なのです。

なぜ、あなたの会社は「忙しい」のに「変われない」のか？

多くの組織が陥る「忙しいから改善できない」という悪循環。その根本原因は、日々の業務に忙殺され、目の前の「緊急かつ重要」なタスク（第一領域）ばかりに時間を使い、未来のための「緊急ではないが重要」な改善活動（第二領域）が後回しになるからです。

これは、組織の「知」が、常に消費されるばかりで、蓄積されない状態です。同じようなミスを繰り返し、非効率な業務フローが温存され、社員は「やらされ仕事」に疲弊していく。結果として、組織全体の生産性は頭打ちになり、変化の激しい現代において、競争力を失っていくリスクを抱えることになります。

「10%ルール」とは？未来を創るための「聖域」

「10%ルール」とは、Googleの「20%ルール」（業務時間の20%を、自分の好きなプロジェクトに使う）を参考に、私が提唱する、より現実的で、多くの組織に導入しやすいルールです。その内容は、

「業務時間の1割（例えば、週4時間、あるいは1日48分）を、日々の業務改善や、新しいアイデアの創出、自己学習といった『未来のための活動』に意図的に使う」

というものです。この時間は、誰にも邪魔されない「聖域」であり、緊急の仕事が入っても、原則として侵してはならない時間であると定義します。この「聖域」を確保することこそが、未来を創るための鍵なのです。

「10%ルール」が、組織を劇的に変える3つの理由

この「10%ルール」が、なぜ組織に劇的な変化をもたらすのでしょうか。

一つ目の理由は、長期的な生産性の向上です。日々の業務の中で感じる「ちょっとした不便」や「無駄」を、この10%の時間で解消していく。例えば、マニュアルを改善する、自動化ツールを導入する、業務フローを見直す。これにより、残りの90%の業務効率が劇的に向上し、結果的に組織全体の生産性が高まります。これは、未来の時間を生み出すための「投資」なのです。

二つ目の理由は、社員のモチベーションとエンゲージメントの向上です。自分の業務を改善する機会が与えられることで、社員は「やらされ仕事」ではなく「自分ごと」として仕事に取り組むようになります。また、新しいアイデアを試す機会は、社員の創造性を刺激し、仕事への満足度を高めます。これは、社員のエンゲージメントを高め、離職率の低下にも繋がります。

そして三つ目の理由は、イノベーションの創出です。日々の業務の中で生まれた小さな気づきやアイデアが、この10%の時間で試され、育っていく。GoogleのGmailやAdSenseも、20%ルールから生まれたと言われています。小さな改善の積み重ねが、やがて大きなイノベーションへと繋がり、組織の競争力を高めるのです。

「10%ルール」を組織に導入するための実践ガイド

この「10%ルール」をあなたの組織に導入するための具体的なステップを紹介します。

まず、リーダーが「率先垂範」することです。リーダー自身が、自分の業務時間の10%を改善活動に充て、その成果をチームに共有する。リーダーが実践することで、社員は安心してこのルールに取り組めるようになります。

次に、「聖域」を確保する仕組みを作ることです。例えば、毎週金曜の午前中を「改善活動タイム」として、カレンダーにブロックしてしまう。この時間は、会議や緊急の仕事は入れない、というルールを徹底します。この「聖域」を侵さないという強い意志が重要です。

そして、「小さな改善」を奨励し、評価することです。大掛かりなプロジェクトでなくても、日々の業務における「ちょっとした改善」を積極的に評価し、表彰する。これにより、社員は「改善活動は評価される」と認識し、安心して改善活動に取り組めるようになります。

最後に、成果を共有し、成功体験を積み重ねることです。改善によってどれだけ時間が削減できたか、どれだけ業務が効率化されたかを可視化し、チーム全体で共有する。このポジティブなフィードバックが、改善活動を継続するための強力な動機付けとなります。

よくある質問

Q: 10%の時間を確保するのが難しいです。

A: 最初はそう感じるかもしれません。しかし、これは「投資」です。まずは1日15分でも良いので、意識的に時間を確保してみてください。その時間で、日々の業務の「無駄」を一つ見つけて改善する。その小さな改善が、やがて大きな時間的リターンとなって返ってきます。

Q: 改善活動のアイデアが思いつきません。

A: 日々の業務の中で感じる「ちょっとしたイライラ」や「面倒だな」と感じることはありませんか？ それが、改善のアイデアの宝庫です。あるいは、チームで「KPT（Keep/Problem/Try）」のような振り返り会議を定期的に行い、問題点を共有する場を設けるのも良いでしょう。

Q: 改善活動が、本業の邪魔になりませんか？

A: 短期的に見れば、そう感じるかもしれません。しかし、長期的に見れば、改善活動は本業の効率を上げ、より多くの成果を生み出すための「土台作り」です。パンクした自転車で走り続けるより、一度止まって修理した方が、結果的に速く遠くまで行けるのと同じです。

Q: 10%ルールは、全ての社員に適用すべきですか？

A: はい、理想的には全ての社員に適用すべきです。なぜなら、日々の業務の「無駄」や「改善点」を最もよく知っているのは、現場で実際に業務を行っている社員だからです。社員一人ひとりが「改善の目」を持つことで、組織全体の生産性は飛躍的に向上します。

筆者について

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