想定読者

  • 振り返り会議が愚痴や反省だけで終わってしまうチームリーダー
  • 失敗を次の改善につなげる習慣をチームに根づかせたい管理職
  • KPTを導入したいが進め方に迷っているマネージャー

結論

KPTは、失敗を責めるための手法ではありません。次に何を試すかを決めるための振り返りです。

振り返りが機能しないチームでは、問題点ばかりが並び、会議のあとに何も残りません。逆に、KPTが機能しているチームでは、良かった点を残し、課題を言葉にし、次の一手まで決まります。大切なのは、形式だけをなぞることではなく、Keep Problem Tryの3つを使って会議を前に進めることです。

KPTが振り返りを変える理由

振り返り会議が重くなる原因は、問題点だけに意識が集まることです。うまくいかなかった点ばかりを並べると、会議は責任探しに近づきます。すると発言は減り、本音も出なくなります。

KPTは、この偏りを防ぎます。良かった点を残すKeep、課題を明らかにするProblem、次の行動を決めるTry。この3つを分けて考えることで、会議の目的がはっきりします。

特に大きいのは、Tryまで進むことです。問題を共有しただけでは、チームは変わりません。次に何を試すかが決まって初めて、振り返りは価値を持ちます。KPTが支持されるのは、会議を感想で終わらせず、行動につなげるからです。

反省会で終わるチームの共通点

KPTを使っていても、会議が前に進まないことがあります。その時は、進め方に原因があります。

よくあるのは、次のような状態です。

  • Problemばかり増えて空気が重くなる
  • Keepが形だけで終わる
  • Tryが抽象的で実行されない
  • 発言する人が毎回同じになる

この状態では、KPTの形を使っていても中身は反省会です。特にTryが曖昧だと、会議のあとに何も変わりません。振り返りの価値は、話し合った量ではなく、次の行動が決まったかどうかで決まります。

KPTの進め方

KPTはシンプルですが、順番と問い方で質が変わります。会議を前に進めるには、3つの視点をそれぞれ明確に扱うことが重要です。

Keep

Keepは、うまくいったこと、続ける価値があることを言葉にする時間です。ここが弱いと、会議は問題探しに偏ります。

たとえば、顧客対応が早かった、役割分担が明確だった、事前準備が効いたといった内容がKeepに入ります。成果が大きいことだけを挙げる必要はありません。小さくても再現したい行動を拾うことに意味があります。Keepが増えると、チームは自分たちの前進を確認できます。

Problem

Problemでは、うまくいかなかった点や引っかかった点を出します。ただし、誰が悪かったかを追及する場にしてはいけません。

必要なのは、事実に基づいて課題を言葉にすることです。情報共有が遅れた、判断基準が曖昧だった、確認のタイミングが足りなかった。こうした表現にすると、議論が人ではなく仕事に向きます。Problemの質が上がると、Tryも具体的になります。

Try

KPTで最も重要なのがTryです。ここが曖昧だと、振り返りは会議で終わります。

Tryでは、次回から何を試すかを具体的に決めます。たとえば、朝会で進捗確認を5分入れる、提案前にチェック項目を共有する、担当者を先に決めるといった内容です。精神論ではなく、行動に落ちていることが条件です。Tryは多すぎると実行されないため、数を絞ることも重要です。

KPTを機能させる会議の工夫

KPTは、書き出すだけでは機能しません。会議の空気と進行が整って初めて力を発揮します。

Keepから始める空気づくり

最初からProblemに入ると、会議は重くなります。Keepから始めると、発言のハードルが下がり、前向きな空気が生まれます。

良かった点を先に共有すると、チームは責められる場ではないと理解します。そのうえでProblemに進むと、課題も出やすくなります。順番は小さな違いに見えて、会議の質を大きく左右します。

Tryを具体化する問い

Tryが曖昧になる時は、問いが足りません。何をするのか、誰がやるのか、いつ試すのか。この3点まで詰めると、実行率が上がります。

たとえば、連携を良くするではなく、案件開始時に担当者全員で10分の確認を入れると決める。この違いが大きいです。Tryは、会議の場でそのまま動ける粒度まで落とし込む必要があります。

次回の冒頭でTryを振り返る

KPTを習慣にするなら、前回のTryを次回の冒頭で確認することが欠かせません。ここが抜けると、Tryはその場限りになります。

実行できたか、効果があったか、修正が必要か。この確認が入ると、振り返りが一回で終わらず、改善の積み重ねになります。KPTは単発の会議ではなく、継続してこそ価値が出ます。

よくある質問

Q: KPTはどんなチームでも使えますか？

A: 使えます。開発チームだけでなく、営業、広報、人事、バックオフィスでも活用できます。個人の振り返りにも応用できます。

Q: Problemばかり出て空気が悪くなります

A: Keepが十分に出ていない可能性があります。最初に良かった点をしっかり共有し、Problemでは人ではなく事実に向けて話すことが重要です。

Q: Tryが毎回ふわっと終わります

A: 行動の粒度が粗いことが原因です。誰が何をいつ試すのかまで決めると、Tryは実行に移りやすくなります。

Q: 発言する人が偏る時はどうすればいいですか？

A: 付箋やテキスト入力で先に全員が書き出す方法が有効です。最初に個人で考える時間を入れると、発言の偏りが減ります。

筆者について

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