ホームページ公開やイベント準備など複数の作業がある仕事では、完成するものを明確にすると必要な作業を洗い出せます。この記事では、WBSで成果物と作業範囲を階層化する方法、ToDoや日程表との違い、完成基準と担当を決める手順を解説します。
プロジェクトで完成させるものと必要な仕事の範囲を、階層で示した図や表のことをWBSと言います。Work Breakdown Structureの略で、日本語では作業分解構成図と呼ばれます。担当や日程を計画するための土台になります。（PMI WBSの実務標準）
ホームページを公開する仕事なら、公開するページ、必要な原稿と写真、問い合わせ機能など、完成させるものと完成の基準 を具体化します。WBSで原稿や写真の準備、送信テストなど必要な作業に漏れがないか確かめ、その範囲から作業の順序、担当、日程を計画します。
WBSでは、プロジェクト全体、主要な成果物、その構成要素という関係を示します。PMIの解説は、WBSをプロジェクトの成果物と範囲を表す構造として説明し、作業の実行順序を示す日程とは区別しています。（PMI WBSの実務標準）
日程を決める前に必要な範囲が分かれば、原稿は用意したが写真の使用許可がない、フォームを設置したが送信の確認がないといった準備の抜けを検討できます。これらはホームページ公開に当てはめた実務上の例です。
| 計画の資料 | 明らかにすること | 記載する例 |
|---|---|---|
| WBS | 完成させる成果物と作業範囲 | サービスページ、問い合わせ機能、公開確認 |
| WBSの項目説明 | 各項目に含む仕事と完成基準 | 原稿の範囲、確認者、受け入れの基準 |
| 日程表 | 作業の順序、依存関係、実施日 | 原稿承認後にページへ反映する |
| ToDoリスト | 実行する作業 | サービス紹介文の初稿を書く |
成果物ごとに含む仕事と完成の条件を具体化し、担当者と確認者が同じ範囲を理解できるようにします。ホームページ公開なら、ページや機能の構成と、原稿や写真の準備を対応させます。
完成条件は、3ページを公開し、問い合わせの送受信を確認するなど、仕事の終了を判断できる形にします。今回作るものと、今回の計画に含めないものも明記しましょう。
次の表は、ホームページ公開を想定した構成例です。番号は、上位の成果物と構成要素の関係を表します。
| 番号 | 成果物または管理する範囲 | 完成基準の例 |
|---|---|---|
| 1 | 公開するホームページ | 必要なページと機能が利用できる |
| 1.1 | ページの内容 | 公開原稿と掲載素材が確認されている |
| 1.1.1 | サービス紹介の原稿 | 内容と料金が事業の実態に合う |
| 1.1.2 | 会社案内の原稿 | 事業名、担当者、連絡先が正しい |
| 1.1.3 | 掲載する写真 | 写真と掲載許可を用意している |
| 1.2 | 公開するページと機能 | 原稿が反映され、必要な操作ができる |
| 1.2.1 | 問い合わせ機能 | テスト送信が届き、受付結果が表示される |
| 1.3 | 公開の確認 | 表示とリンクを点検し、公開担当が確認している |
この例を使う際は、実際の案件に必要な範囲を追加します。ページの構成を検討する際は、1ページ完結型ホームページの構成 も参考になります。
各項目の説明には、何を作るか、含む作業、担当者、完成を確認する人、受け入れの基準を書きます。WBSの項目を説明する資料はWBS辞書と呼ばれ、NASAのハンドブックでも項目の内容を具体化するものとして説明されています。（NASA WBSハンドブック）
原稿という名称だけでは、初稿だけで終わるのか、校正や料金の確認も含むのかが伝わりません。サービス紹介の原稿なら、見出し、提供内容、料金、担当者による確認を含めるといった範囲を決めます。
最下層の単位は、担当が内容を理解し、見積もりと完成の判断ができる大きさにします。短い時間にするためだけに項目を増やすと、確認項目が増えるので、仕事の進め方に合う粒度を選びます。
WBSで定めた成果物から、実行する作業、担当、日程を計画します。依頼の内容が変わった際は、成果物の範囲と実行計画の両方を更新します。
WBSで定めた成果物から、実行する作業を作ります。サービス紹介の原稿という成果物なら、情報を集める、初稿を書く、担当者が確認する、修正するという作業が考えられます。
原稿確認が終わらなければ公開内容を確定できないなど、前の作業の完了が次の作業の開始に必要となる関係 を日程へ反映します。担当、所要時間、確認する人も合わせて決めれば、いつ何を進めるかを共有できます。
同じ仕事が複数の項目に重複していないか、必要な支援や確認が抜けていないかも点検します。NASAのハンドブックは、WBSを作業範囲と管理情報を結び付ける枠組みとして説明しています。（NASA WBSハンドブック）
追加ページや機能を依頼された際は、WBSに加わる成果物と作業範囲を書き、原稿、実装、確認に必要な時間を日程へ反映します。
日程だけを延ばすと、何が増えたのかが記録に残りません。範囲だけを増やすと、担当と公開予定が以前のままになります。変更を承認する人と、費用や期限への影響を確認する方法も決めておきましょう。
WBSで成果物と作業範囲を明らかにし、項目説明に完成基準を記載します。担当者と確認者で、何をもって完成とするかをすり合わせます。その範囲から作業を具体化して日程とToDoを作り、追加依頼も同じ計画へ反映します。
大きな仕事を計画する際は、完成させるもの、担当、完成を確認する人が具体的に書かれているかを点検しましょう。
ホームページ公開の計画では、原稿と写真の準備、ページへの反映、公開前の確認をWBSに含め、制作に使うツールを決めます。
SpreadSite は、Googleスプレッドシートで内容を管理し、テンプレートを使ってホームページを作成・公開・更新できるノーコードツールです。
WBSで決めた原稿や写真を使うホームページづくりに、ぜひ使ってみてください！
A: WBSはプロジェクト全体の成果物と作業範囲を階層で示します。ToDoリストは日々実行する作業の一覧です。WBSで定めた範囲から必要な作業を考え、実行用のToDoへ記載します。
A: 期限を添えるだけでは作業の順序や依存関係が表れません。WBSは何を完成させるかを示し、日程表はそのための作業をいつ実行するかを示します。（PMI WBSの実務標準）
A: 内容、担当、見積もり、完成基準を説明できる単位にします。WBSの最下層の管理単位をワークパッケージと呼びます。作業時間を一律に固定せず、仕事の規模と確認の必要性に合わせます。
A: 複数の成果物がある仕事なら、表計算ソフトの階層番号と名称で作る方法があります。詳細な専用システムを導入する前でも、完成させるものと範囲を共有できます。
