ツールの導入は実際の仕事と担当者で試して決める
新しいツールを導入する際は、必要な仕事が実際に進むかを利用者と試します。機能の紹介や説明会だけでは、現場で使える条件がそろったか判断できません。
既存の情報を移す作業、権限、更新する担当、問い合わせ先も準備します。利用率だけでなく、目的の仕事が完了したかを評価します。
新しいツールを定着させるには？実際の仕事で試す導入方法
概要
新しいツールを導入する際は、必要な仕事が実際に進むかを利用者と試します。この記事では、導入目的と実際の試行、情報の移行と更新担当を解説します。具体例を通して、実際の仕事で使う際の判断基準と注意点も紹介します。
公開日
更新日
導入の目的と現在の問題を記す
情報の重複入力を減らす目的なら、どの情報をどこへ入力しているかを記録します。新ツールで残る入力や確認も把握してください。
同じ情報を二つの場所に保管する期間が必要なら、その期間と正しい情報源を定めます。
代表的な仕事と例外を試す
初めて使う人に実際の作業を試してもらい、操作が止まった箇所を記録します。通常の処理に加え、訂正や担当者変更の場面も試します。
GOV.UKの利用テストは、実際や想定される利用者を対象にします。（GOV.UK: Moderated usability testing）
更新と支援の役割を決める
掲載情報や設定を更新する担当と、障害時の相談先を定めます。説明資料は実際の質問をもとに更新してください。
ホームページ制作の仕組みを導入する場合は、原稿を更新して公開する流れを試します。データ入力と公開内容の確認を含めて引き継ぎます。
SpreadSite は、Googleスプレッドシートで内容を管理し、テンプレートを使ってホームページを作成・公開・更新できるノーコードツールです。
更新と公開の手順を決めたホームページの作成に、ぜひ使ってみてください！
よくある質問
Q: 使う人数が増えれば導入成功ですか？
A: 必要な仕事が完了したか、負担が増えていないかも評価します。
Q: 全員に一度に導入しますか？
A: 影響と移行条件に応じて決めます。限った範囲の試行で問題を調べる方法もあります。
Q: 既存の情報はすぐ削除しますか？
A: 移行の確認と保持する条件を決めて判断します。正しい情報源を明記します。
Q: 担当者が交代する場合はどうしますか？
A: 権限、設定、更新手順、未解決の問題を引き継ぎます。
