バッファ時間は見積もりの差を記録して設定する
作業の遅れや想定外の対応に備えて確保する時間を、バッファ時間と言います。予定の空欄を何となく残すのではなく、何に備える時間かを決めます。
適切な量は作業の種類と変動によって異なります。一律の割合を正解にせず、実際の所要時間と予定との差を記録して見直します。
バッファ時間とは？見積もりの差に備える余裕の決め方
概要
作業の遅れや想定外の対応に備えて確保する時間を、バッファ時間と言います。この記事では、予定と実際の差、余裕を置く場所と見積もりの更新を解説します。具体例を通して、実際の仕事で使う際の判断基準と注意点も紹介します。
公開日
更新日
過去の予定と実際の時間を比べる
ページ更新に予定した時間と、素材待ち、修正、確認を含む実際の時間を記録します。作業の長さと、他の人を待った時間を区別すると原因を調べられます。
Todoistの時間管理案も予定を見直すことを含みます。（Todoist: Time blocking）
余裕が必要な場所を決める
新しい作業で不確実性がある場合と、毎日発生する問い合わせへの対応では必要な余裕が異なります。繰り返し発生する業務は通常の作業時間として予定に入れてください。
バッファを置いても対応量が常に超える場合は、担当範囲や人員を見直します。余裕を足すだけで解決できるとは限りません。
使った理由を次の見積もりに反映する
バッファを使った作業と理由を記録し、通常の作業として見積もるべき時間を更新します。使わなかった時間は、合意した別の仕事や休憩に充てます。
サービスの受付条件を変更した場合は、案内ページも更新します。実際に対応できる期間が伝わる内容にしてください。
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よくある質問
Q: バッファは何割必要ですか？
A: 固定の割合では決まりません。過去の差と作業の不確実性を調べます。
Q: 毎日の問い合わせはバッファで対応しますか？
A: 繰り返し発生する量は通常業務に含め、想定外の変動と区別します。
Q: 余裕がいつも足りない場合はどうしますか？
A: 作業量、範囲、担当人数、見積もりの条件を見直します。
Q: 使わなかった時間はどうしますか？
A: 次の仕事や休憩への使い方を決めます。次回の見積もりも記録を使って調整します。
