仕事は使われる情報と必要な役割で見直す
仕事を減らす際は、使われる情報と必要な役割を調べます。作業が多いことだけを理由に廃止すると、判断する情報や安全のための確認が欠けることがあります。
実施する目的と使う人を特定し、頻度や方法を変える試行をします。空いた時間に新しい作業を足す前に、残った仕事の品質と負担を比べましょう。
仕事を減らす判断｜使われる情報と必要な役割を残す
概要
仕事を減らす際は、使われる情報と必要な役割を調べます。この記事では、定例作業を使う人と目的、保存する記録、頻度と方法の試行、判断の遅れと負担による評価を解説します。
公開日
更新日
定例作業を使う人と目的を特定する
定例資料と会議について、使う人、決める仕事、保存する理由を記します。Atlassianは会議を見直して非同期の方法へ移す手順を示しています。（Atlassian: Audit team meetings）
読まれない情報と、保存が必要な記録を区別します。
頻度と方法を一つずつ試す
日次の共有を週次へ変更するなら、その情報が必要な時点を調べます。連絡が遅れる仕事には別の方法を残します。
作業を停止する際は、再開する判断と担当を決めます。
残った仕事の品質と負担を比べる
作業時間、判断の遅れ、追加の問い合わせを記録します。省いた情報が必要だったなら、形式を変えて残します。
公開する案内も、読者が使う現在の情報に絞って更新します。
SpreadSite は、Googleスプレッドシートで内容を管理し、テンプレートを使ってホームページを作成・公開・更新できるノーコードツールです。
現在使う情報を公開するホームページの作成に、ぜひ使ってみてください！
よくある質問
Q: 忙しい作業はすべて廃止しますか？
A: 必要な役割と使う情報を調べて判断します。
Q: 記録の保存もやめますか？
A: 必要な保存と日常の閲覧を区別します。
Q: 頻度を減らすと何を測りますか？
A: 判断の遅れと追加の問い合わせを記録します。
Q: 省いた情報が必要だったらどうしますか？
A: 使う目的に合う形式で残します。
