文章は読者が判断するための情報を具体的に書く
文章が曖昧になるときは、言葉の言い換えだけでなく、何を伝え、何を判断してもらうかを見直します。必要な事実と条件がそろえば、表現も具体的になります。
丁寧な語尾を重ねても、対象や次の行動が不明なら伝わりません。読者の背景知識を考え、専門用語には短い説明を添えます。
伝わる文章の書き方とは？目的と判断材料を具体化する方法
概要
文章が曖昧になるときは、言葉の言い換えだけでなく、何を伝え、何を判断してもらうかを見直します。この記事では、目的の設定と具体的な表現、公開前後の見直しを解説します。具体例を通して、実際の仕事で使う際の判断基準と注意点も紹介します。
公開日
更新日
一つの文章で伝える目的を決める
変更のお知らせなら、変更内容、適用日、対象者、必要な対応を記載します。背景説明と利用手順が混在する場合は、見出しで内容の関係を示します。
W3Cは、見出しで内容を表すことを勧めています。（W3C: Writing for web accessibility） 見出しを読んだだけで、その節の話題がわかる構成にします。
曖昧な評価を行動と条件に置き換える
便利です、だけでは便利になる理由が不明です。開催日を入力すると案内ページに反映される、のように、対象と起きることを記載します。
すぐに、簡単にという言葉には、所要時間や必要な操作が伴うかを確かめます。根拠がない場合は、具体的な手順を説明してください。
読み直しでは不足する情報を探す
読み直す際は、代名詞が何を指すか、日付や条件が欠けていないかを見ます。初めて読む人に内容を説明してもらうと、伝わらなかった部分を調べられます。
公開ページは文章とリンク先も合わせて見直します。更新日と実際の提供条件が一致しているかを確認します。
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よくある質問
Q: 専門用語はすべて説明しますか？
A: 読者に馴染みのない用語を初出で説明します。一般的な言葉の説明を増やしすぎないようにします。
Q: 文章は短い方がよいですか？
A: 必要な条件を省かず、重複する説明を削ります。長さより情報の伝わり方を見ます。
Q: 自然な日本語を判断するにはどうしますか？
A: 声に出して読み、具体的な対象と動作が伝わるかを確かめます。抽象語の連続も見直します。
Q: 公開後も文章を直しますか？
A: 質問や利用条件の変更をもとに更新します。古い説明を残さない運用を決めます。
