想定読者

  • 活発に議論したはずなのに、なぜか物事が前に進まないと感じている方
  • 会議の最後に「じゃあ、そんな感じで…」と、曖昧なまま会議を終えてしまうファシリテーター
  • 会議を、具体的な「行動」と「成果」に直結させたいと考えているすべての人

結論：決定事項は実行しなければ意味がない！

あなたの会社の会議は、終了時に「では、前向きに検討します」という、聞こえの良い言葉で締めくくられていないでしょうか。

もし、そうなら、その会議に費やされた時間と人件費は、ほぼドブに捨てられたと言っても過言ではありません。

「検討します」とは、「何も決まっていない」という事実を糊塗し、意思決定の責任を未来へと丸投げする、最も非生産的な言葉だからです。会議を、単なる「おしゃべりの場」から、組織を動かす「エンジン」へと変える鍵。それは、

会議の最後に決定事項と次のアクションを、参加者全員の前で明確に言語化し、合意する儀式にあるのです。

あなたの会議が「時間の無駄」に終わる、最悪のクロージング

多くの会議が、なぜ「時間の無駄だった」と感じられてしまうのでしょうか。それは、会議の終わりに、具体的な着地点が設定されていないからです。

「良い議論ができましたね」

「皆さんの意見が聞けてよかったです」

「この件はまた別途考えましょう」

こうした言葉が飛び交う会議は、一見すると和やかで、建設的に見えます。しかし、結局誰が何をいつまでにやるの？と問われたらどうでしょう。

そう、何も進んでいないんです。。。

このやった感だけはある会議は、参加者の時間を無駄にしただけでなく、責任の所在を曖昧にし、組織の意思決定のスピードを著しく鈍化させます。これが、あなたの組織の成長を阻む。

決定から逃げてしまう会議

では、なぜ私たちは、会議の場で明確な決定をすることを、無意識に避けてしまうのでしょうか。

その最大の理由は、責任への恐怖です。何かを決定するということは、その決定がもたらす結果に対して、明確な責任を負うことを意味します。特に、その決定が難しいものであればあるほど、人はその責任を負うことを恐れ、結論を曖昧なままにしておきたい、という心理が働きます。

また、対立への懸念も大きな要因です。参加者の中に反対意見がある場合、明確な決定を下すことは、誰かの意見を退けることになり、人間関係の対立を生むかもしれません。その気まずさを避けたいがために、全員がなんとなく納得したような雰囲気で、会議を終えようとしてしまうのです。

会議を成果に繋げる、クロージングの絶対ルール

この「決定からの逃避」という根深い問題を解決し、会議を具体的な成果に繋げるために、ファシリテーターが会議の最後に徹底すべき、2つの絶対的なルールがあります。

1. 決定事項の振り返り

一つ目は、会議の終了5分前になったら、必ず本日の決定事項の振り返りを行うことです。

ファシリテーターは、議論の流れを止め、こう宣言します。「皆さん、残り5分となりましたので、本日の決定事項を確認します。本日の会議では、〇〇について、A案を採用することが決定しました。この認識で、皆さんよろしいですね？」。この問いかけは、参加者全員に「もう議論の時間は終わり、今は決定を確認する時間だ」というモードの切り替えを促し、合意形成を力強く後押しします。

2. アクションプランを具体的に決める（行動に移す）

決定事項を確認しただけでは、まだ不十分です。二つ目のルールとして、その決定に基づいて、次のアクションプランをその場で具体的に決めることが不可欠です。

ここで最も重要なのは、誰が・何を・いつまでにやるのか、という3つの要素を明確にすることです。

「ではA案の採用に伴い、鈴木さんはB社への連絡を明日の17時までにお願いします。佐藤さんはCの資料作成を金曜日の午前中までに着手してください」

といったように、できるだけ具体的にタスクに落とし込んで初めて、決定したことが行動に移されやすくなります。

ポイントは、期限や数字を明確にすることです。明確にすることでその作業を行う人の負担を大きく減らすことができ、行動に繋げやすいです。

そしてこの決定事項とアクションプランは、必ずホワイトボードに書き出すか、PCの画面を共有して議事録にタイプするなど、参加者全員の目の前で、言語化・可視化してください。これにより、認識のズレが防がれ、言った・言わないの水掛け論を撲滅することができます。

決めて、動く。

会議の最後に決定事項と次のアクションを明確にする。

この2つの意識を徹底することで一つ一つの会議が必ず具体的な次の一歩に繋がるため、組織全体の実行力とスピードは、見違えるように向上します。

社員は、「この会議に出れば、必ず何かが決まり、次に何をすべきかが明確になる」と学習します。これにより、会議への参加意欲や貢献意識は高まり、議論はより建設的になる、というポジティブなサイクルが生まれるのです。

決めて、動く。という小さな意識の積み重ねこそが、社員の意識を常に実行へと向かせ、目標達成に向けて力強く前進する、強いチームへと育て上げていくのです。

よくある質問

Q: 時間内に、どうしても結論（決定）が出ない場合はどうすればいいですか？

A: それもまた、一つの重要な決定です。その場合は、「本日の会議では、A案とB案の双方にメリット・デメリットがあり、現時点での決定は困難であることが分かりました。次のアクションとして、〇〇さんが、追加情報として△△を調査し、次回の会議で報告してください」というように、「現時点では決められない、という決定」と「決めるために、次に何をすべきか」を明確にして終えましょう。

Q: 決定事項に納得していない人がいるようですが、どうすればいいですか？

A: ファシリテーターは、そのサインを見逃してはいけません。「〇〇さん、何か懸念点があるように見受けられますが、いかがでしょうか？」と、勇気を持って問いかけましょう。全員が完全に合意できない場合でも、「私の意見は異なりますが、チームとしての決定には従います」という、最低限のコミットメントを得ておくことが、後の「ちゃぶ台返し」を防ぐ上で重要です。

Q: 議事録の作成が面倒でなかなか徹底できません。

A: 優れた会議のクロージングは、議事録作成を劇的に楽にします。会議の最後に、ホワイトボードや画面共有で「決定事項」と「次のアクション」を全員で確認した内容。それをスクリーンショットして共有するだけでも、最低限の議事録の役割は果たせます。完璧な議事録より、スピード感のある情報共有を優先しましょう。

Q: ファシリテーターではなく、一参加者の立場から、会議のクロージングに貢献できますか？

A: 素晴らしい貢献ができます。会議が曖昧なまま終わりそうになったら、「恐れ入ります、最後に確認させてください。本日の会議での決定事項と、私たちが次に取るべきアクションは、〇〇という認識で合っていますでしょうか？」と、勇気を出して質問してみてください。その一言が、会議の価値を何倍にも高める、最高のファインプレーになるかもしれません。

筆者について

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