As IsとTo Beとは？現状と目標の差から改善策を決める方法

概要

業務の現状をAs Is、実現する目標の状態をTo Beと言います。この記事では、現状の記録方法と目標の設定、改善案の試し方を解説します。具体例を通して、実際の仕事で使う際の判断基準と注意点も紹介します。

公開日2025年09月01日

更新日2026年10月13日

業務の現状をAs Is、実現する目標の状態をTo Beと言います。改善案を考える際は、誰が何をしているかに加え、時間や件数などの条件もそろえて比較します。

新しい仕組みの名前だけを目標にすると、導入後の成果を評価できません。待ち時間を減らす、重複入力をなくすといった業務の変化を目標に据えます。

申請を受けて承認する業務なら、受付、内容チェック、承認、通知を順に記録します。担当者の作業が10分でも、承認待ちで2日かかる場合、入力画面の変更だけで全体の時間は短縮できません。

担当者への聞き取りに、実際の記録や作業の観察を加えます。GOV.UKのdiscoveryも、開発前に利用者の問題と制約を理解する段階としています。（GOV.UK: Discovery）

通知を早くするなら、受付時刻から通知送信時刻の間を測定対象にします。営業時間外の申請を含むかも決め、変更前後で同じ条件を使ってください。

目標値は現状の測定結果と対応人数を踏まえて設定します。承認を省略する案は、確認責任や業務上の条件も含めて評価します。

例えば、受付情報の必須項目を統一する案と、承認担当者を増やす案では、解消する原因が異なります。一つの申請種類で試し、差し戻し件数と待ち時間を比較すると、効果と副作用を検討できます。

改善内容を外部に紹介する場合は、変更点、対象業務、利用開始日を掲載します。社内の申請情報や個人の記録は公開ページに載せない運用が必要です。

課題の定義を詳しく考える際は、 課題設定の方法 も参考になります。

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A: 短い業務なら表でも説明できます。作業順序や担当部門の関係が複雑な場合は、流れ図を使うと経路を追えます。

A: 現状を一定期間測り、ばらつきと遅延の原因を調べます。その結果と対応能力を使って仮の目標を決めます。

A: 共通する手順と例外の手順を記録します。例外の理由を調べ、統一する部分を決めてください。

A: 変更日、対象範囲、同じ条件で測った数値、発生した問題を残します。次の判断で変更の影響を追えます。