メールの件名は仕事と必要な対応を識別できる形にする
メールの件名には、どの仕事について何の対応が必要かを明記します。重要などの評価語だけより、案件名と用件で受信者が内容を判断できる形にします。
件名で返信が速くなると一律に断定せず、チームの連絡方法と合わせます。変更した用件と最新版の資料が、過去のメールと区別できるようにします。
メールの件名の書き方｜仕事と期限と版を明記する
概要
メールの件名には、どの仕事について何の対応が必要かを明記します。この記事では、案件名と用件、必要な対応日、変更した資料の版と更新日、連絡方法と公開する問い合わせ先を解説します。
公開日
更新日
案件名と用件を件名へ入れる
資料の共有、日程の相談、確認の依頼など、必要な対応を識別できる名前にします。W3Cはページタイトルに内容を示すことを勧めています。（W3C: Writing for web accessibility） 識別する名前の考え方を件名にも使えます。
曖昧な挨拶だけで件名を終えず、何の仕事かを残します。
期限と版を必要な用件に添える
対応する日が必要なら、日付を記載します。資料が変更されたら、版と更新日を資料にも付けます。
用件が変わった時に件名を更新する
同じ案件でも、資料共有から日程相談に変われば、現在の用件を示す件名にします。
連絡方法と公開する窓口をそろえる
緊急の連絡と、後で読める情報共有の方法を合意します。件名の工夫だけに受付する仕事を頼りません。
問い合わせ先を公開するページにも、連絡方法と必要な情報を掲載します。
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よくある質問
Q: 重要と書けば十分ですか？
A: 案件名と必要な対応を具体化します。
Q: 期限はすべてに付けますか？
A: 対応する日が必要な用件へ記載します。
Q: 用件が変わっても件名を保ちますか？
A: 現在の用件を識別できる名前へ更新します。
Q: 件名だけで受付を運用しますか？
A: 連絡方法と受付する仕事も合意します。
