長引く会議は目的と時間を決め未決定の仕事を残す
長引く会議では、目的と使う時間を決め、未決定の仕事を記録します。話の長さを個人の性格だけで説明せず、何を決める会議かと必要な資料を見直します。
終了時刻を示すだけでは、必要な判断を残したまま終わることがあります。決まった内容と残る論点を記し、次に対応する担当と時点を決めましょう。
長引く会議を終える｜議題と時間と未決定の仕事を記録する
概要
長引く会議では、目的と使う時間を決め、未決定の仕事を記録します。この記事では、議題ごとの目的と時間、広がった論点と判断の関係、参加者へ配分する時間、終了時の決定と次の仕事を解説します。
公開日
更新日
議題ごとの目的と時間を示す
Atlassianの議題ガイドは、会議の目的と項目を事前に示します。（Atlassian: Meeting agendas） 各項目が情報共有か、案の比較か、決定かを明記します。
資料を読む時間が必要なら事前に用意し、会議中に初めて長い資料を説明する負担を調べます。
話が広がった時は元の判断との関係を調べる
新しい論点が今の判断に必要かを確かめます。関係のない話は記録して別の機会へ回し、必要な論点は残り時間と資料の不足を判断します。
話す機会を全員へ配分する
一人の説明が続く場合は、参加者が確認する時間と質問する時間を設けます。発言量だけを理解の指標にしません。
終了時に決定と担当と次の時点を残す
決まったことと未決定のことを区別し、追加の資料を用意する担当を決めます。延長する場合も、参加できる人と決める内容を改めて確かめます。
説明会の案内ページには目的と予定時間を掲載しましょう。
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よくある質問
Q: 長い話を個人の問題にしますか？
A: 会議の目的と資料と時間配分も見直します。
Q: 議題には何を書きますか？
A: 情報共有、比較、決定の目的と使う時間を記します。
Q: 別の話題はどうしますか？
A: 今の判断との関係を調べ、不要なら別の機会へ回します。
Q: 終了時には何を残しますか？
A: 決定、未決定の仕事、担当と次の時点を残します。
