予定には作業の間に必要な時間も含める
予定を連続して入れる際は、移動、資料の準備、会議後の記録に使う時間も含めます。作業自体の時間が正確でも、その間の時間が抜けると遅れが重なります。
予定の余白は、所要時間の変動に備えるバッファと区別して考えます。毎回必要な移動や記録は、通常の予定として確保します。
予定の間に余白を作るには？移動と引き継ぎを含むスケジュール術
概要
予定を連続して入れる際は、移動、資料の準備、会議後の記録に使う時間も含めます。この記事では、移動と準備の時間、差し込みへの対応と予定の修正を解説します。具体例を通して、実際の仕事で使う際の判断基準と注意点も紹介します。
公開日
更新日
予定に含まれていない作業を記録する
打ち合わせの後に行動項目を記録しているなら、その時間も予定に入れます。会議が終わった瞬間に次の作業を開始できる前提にしないでください。
Todoistの時間割案は休憩も含めます。（Todoist: Time blocking） 必要な作業と休憩を可処分時間に収めます。
差し込みへの対応条件を決める
急な依頼には影響と期限を確認し、現在の作業を変更する必要を判断します。すべてを即時対応すると、元の予定が実行できなくなります。
予定を変更した場合は、後続作業の担当者に新しい共有日を伝えます。予定の空欄が誰でも使える時間と誤解されない表示も必要です。
一日の記録から翌日の予定を修正する
移動や準備で予定が押した場面を記録し、同種の予定にはその時間を含めます。余白を増やしても作業量が収まらなければ、範囲や日程を調整します。
相談日時を公開する場合は、実際に対応できる枠を案内します。ホームページの日付と受付条件も更新してください。
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よくある質問
Q: 予定の空欄はすべてバッファですか？
A: 移動や準備の通常時間と、変動への余裕は用途が異なります。
Q: 差し込み依頼は断るべきですか？
A: 影響と必要な期限を確認し、今の予定を変更するか相談します。
Q: 移動時間はどのように見積もりますか？
A: 実際の経路と過去の所要時間を参考にし、必要な準備も含めます。
Q: 余白を作っても仕事が終わらない場合はどうしますか？
A: 可処分時間と作業量を比較し、範囲、担当、日程を調整します。
