想定読者
- メールの件名を何となく付けてしまう方
- 送ったメールの返信が遅いと感じている方
- 仕事が進むメールの書き方を身につけたい方
結論
メールの件名は、本文より先に読まれる情報です。 ここで要件が伝わらないと、相手は中身を開いて判断することになります。 そのひと手間が、後回しや返信の遅れにつながります。
件名で大切なのは、短く飾ることではありません。 何のメールで、相手に何を求めていて、期限があるのかどうか。 その判断材料を、開封前に渡すことが大切です。
件名で仕事の速さが変わる
受信者は、届いたメールを順番に読むとは限りません。 件名を見て、今読むべきか、後で読むかを決めています。 そのため、件名の時点で内容が見えないメールは不利になります。
たとえば、次のような件名は内容が伝わりません。
- お疲れ様です
- ご連絡
- ご確認のお願い
- 〇〇の件
これらの件名では、報告なのか、相談なのか、依頼なのかが見えません。 急ぎなのかどうかも判断できません。 相手は中身を開いてから考えることになり、その分だけ優先順位が下がります。
後回しを防ぐ件名の基本
件名で伝えたい情報は多くありません。 ただし、必要な要素ははっきり入れておく必要があります。 件名の役割は、本文の代わりではなく、対応の種類を伝えることです。
件名に入れたい要素は、次の3つです。
- 何のメールか
- 相手に何を求めるか
- 期限や日付があるか
この3点が見えるだけで、相手は動き方を決めやすくなります。 件名の型を持っておくと、毎回迷わず書けます。
| 用途 | 件名の例 |
|---|---|
| 報告 | 【ご報告】4月の営業結果について |
| 相談 | 【ご相談】提案内容についてご意見ください |
| 確認 | 【ご確認】契約書修正版をご確認ください |
| 依頼 | 【ご依頼】会議資料のご提出 5/10まで |
そのまま使える件名の型
件名は毎回考え込まなくても構いません。 場面ごとに使う型を決めておくと、書く時間も減ります。 社内でも社外でも、基本の考え方は同じです。
報告と共有
報告や共有のメールでは、何についての話かが見えることが大切です。 返答が不要でも、内容が曖昧だと埋もれます。 件名だけで話題が特定できる形にしておくと親切です。
使いやすい例は、次の通りです。
- 【ご報告】4月の商談件数について
- 【共有】新しい営業資料を格納しました
- 【ご連絡】5/12の定例会はオンライン開催です
相談と確認
相談や確認のメールでは、相手に判断や返答を求めます。 そのため、何について考えてほしいのかを件名で見せることが大切です。 件名が曖昧だと、相手も構えられません。
相談や確認で使いやすい例を挙げます。
- 【ご相談】提案書の方向性について
- 【ご確認】契約書修正版をご確認ください
- 【ご相談】採用ページの文言についてご意見ください
依頼と期限
依頼メールでは、何をいつまでにしてほしいかが最も大切です。 期限が見えない依頼は、優先順位が上がりません。 本文だけでなく、件名にも期限を入れておく方が親切です。
依頼メールでは、次のような形が使えます。
- 【ご依頼】見積書ご確認のお願い 5/10まで
- 【ご依頼】会議資料のご提出 5/8正午まで
- 【ご対応のお願い】請求書データ送付のお願い
件名で失敗しないための注意点
件名は型に当てはめるだけでも整います。 ただ、少し意識するだけで伝わり方はさらに変わります。 特にスマホで読まれることを考えると、前半の作り方が大切です。
要件は冒頭に置く
件名は、最初の数文字が特に目に入ります。 後ろが切れることもあるため、要件は前に置く必要があります。 何のメールかが冒頭で見える形にしておくと、判断が早くなります。
| 書き方 | 印象 |
|---|---|
| 5/10までにご確認いただきたい契約書の件 | 要点が後ろにある |
| 【ご確認】契約書のご確認をお願いします 5/10まで | 要件が先に見える |
Reを放置しない
返信を重ねるうちに、件名が古いまま残ることがあります。 話題が変わっているのに件名だけ昔のままだと、受信者は混乱します。 内容が変わった時は、件名も合わせて直すべきです。
たとえば、次のような状態は避けたいところです。
- Re: 打ち合わせ日程の件
本文は予算相談になっている
- Re: 資料送付の件
本文は契約条件の確認になっている
緊急表示は絞って使う
【重要】や【緊急】は便利ですが、何度も使うと効き目が薄れます。 毎回急ぎに見える件名は、かえって信用を落とします。 本当に優先度が高い時だけ使うべきです。
使い分けの目安は次の通りです。
- 【重要】 見落としを避けたい時
- 【緊急】 当日対応など急ぎの時
- 表示なし 通常の報告や相談や依頼
よくある質問
Q: 件名は短い方がいいですか
A: 短いだけでは足りません。何のメールか、相手に何を求めるか、期限があるかどうかが伝わることが大切です。特に冒頭で要件が見える形を意識してください。
Q: 社内メールでも丁寧な件名にした方がいいですか
A: はい。社内ほど件名の差が仕事の速さに出ます。親しい相手でも、何のメールかがすぐ伝わる件名にした方が親切です。
Q: 返信メールの件名は変えてもいいですか
A: 内容が変わったなら変えるべきです。返信を続けるうちに話題が変わることは珍しくありません。その時は今の内容に合う件名へ直した方が伝わります。
Q: 英語メールでも考え方は同じですか
A: 基本は同じです。何のメールで、相手に何を求めるのかが件名で伝わることが大切です。曖昧な件名より、目的が見える件名の方が伝わります。
筆者について
記事を読んでくださりありがとうございました！ 私は スプレッドシートでホームページを作成できるサービス、SpreadSite を開発・運営しています！ 時間もお金もかけられない、だけど魅力は伝えたい！ という方にぴったりなツールですので、ホームページでお困りの方がいたら、ぜひご検討ください！ https://spread-site.com
