会議に読む時間と書く時間を設けて判断材料を集める
発言の前に資料を読む時間や意見を書く時間を設ける会議を、サイレントミーティングと呼ぶことがあります。話す速さだけに依存せず、同じ資料から考える機会を作ります。
沈黙の時間を入れるだけで参加が公平になるとは限りません。資料の長さ、読み方、質問する方法、参加者の必要な配慮も検討します。
サイレントミーティングとは？読む時間と書く意見を設ける方法
概要
発言の前に資料を読む時間や意見を書く時間を設ける会議を、サイレントミーティングと呼ぶことがあります。この記事では、黙読用の資料と意見の記入、会議後の記録を解説します。具体例を通して、実際の仕事で使う際の判断基準と注意点も紹介します。
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資料に判断する問いと前提を書く
資料には目的、背景、比較する案、必要な判断を記載します。参加者が読みながら疑問や意見を残せる欄を用意してください。
Atlassianのpage-led meetingは冒頭に黙読を設けます。（Atlassian: Page-led meetings） 資料を共有してから、必要な読む時間を合意します。
書いた意見を検討する時間を確保する
個人で記入した後は、同じ問いに関係する内容を集めます。発言が多い人の意見だけを拾わず、書かれた懸念も確認します。
画面の文字を読むことに負担がある場合は、利用できる資料形式や別の参加方法を相談します。全員に同じ速さを求めない進行にします。
資料に決定と理由を追記する
会議後は、決定、理由、未解決点、次の担当者を資料へ追記します。意見の一覧だけを残すと、実際に何が決まったかがわからなくなります。
外部の説明会で使う場合は、公開してよい内容を案内ページにまとめます。内部のコメントや個人の記録は共有範囲を決めます。
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よくある質問
Q: 会議中はずっと話さないのですか？
A: 黙読や記入の後に話し合う形式もあります。読む時間と議論の目的を設計します。
Q: 長い資料を読んでもらってよいですか？
A: 必要な内容に絞り、読む時間を確保します。詳細資料は参照できる形にします。
Q: オンラインでも実施できますか？
A: 共通資料と記入場所を共有できれば実施できます。利用権限と資料形式を確かめます。
Q: 書くことが苦手な人にはどうしますか？
A: 口頭や事前提出など、別の参加方法も設けます。個別の必要に応じて調整します。
