想定読者

  • ToDoリストにタスクを詰め込みすぎて一日が終わる方
  • 重要な仕事より簡単な作業から手をつけてしまう方
  • 達成感を持ちながら毎日を前へ進めたい方

結論

1-3-5リストとは、大きなタスク1つ 中くらいのタスク3つ 小さなタスク5つに絞って一日を組み立てる方法です。

ToDoリストが機能しなくなる原因は、やることを書きすぎることにあります。1-3-5リストは、量を増やすのではなく、意図的に絞る考え方です。今日やることが見えやすくなり、優先順位もつけやすくなります。結果として、終わらないリストではなく終わる一日を作りやすくなります。

ToDoリストが終わらない人の共通点

ToDoリストが機能しない人は、意志が弱いわけではありません。多くの場合、リストの作り方に問題があります。

よくある状態は次の通りです。

  • 思いついた順に書いている
  • 今日やることと今後やることが混ざっている
  • 所要時間を考えずに並べている
  • 優先順位が見えない
  • 終わらなかった項目が翌日へ積み上がる

この状態になると、リストは行動の助けではなく、プレッシャーの原因になります。数が多いだけで疲れ、簡単なものから片づけて終わる日も増えます。

特に問題なのは、全部やろうとすることです。一日に使える時間と集中力には限りがあります。そこを無視してリストを作ると、終わらないのが普通になります。

1-3-5リストが仕事を前へ進める！

1-3-5リストの良さは、単に数を減らすことではありません。今日の仕事に優先順位をつける形が自然にできることです。

この方法では、次のように一日を組み立てます。

  • 大きなタスクを1つ
  • 中くらいのタスクを3つ
  • 小さなタスクを5つ

合計9つですが、重要なのは数より配分です。重い仕事を1つに絞ることで、その日の中心がはっきりします。中くらいの仕事で進捗を作り、小さな仕事で細かな用事も片づけられます。

この形が役立つ理由は次の通りです。

効果内容
優先順位が見える何を先にやるか決めやすい
現実的になる一日の量として考えやすい
達成感が出る終わった実感を持ちやすい
迷いが減る簡単な作業への逃避が減る

ToDoリストは、願望を書く場所ではありません。今日の行動を決める場所です。1-3-5リストは、その考え方に合っています。

1-3-5リストの作り方

1-3-5リストはシンプルですが、作り方に少しコツがあります。数だけ合わせても、タスクの置き方がずれると機能しません。

大1つを先に決める

最初に決めるべきなのは、大きなタスクです。その日いちばん進めたい仕事を1つだけ置きます。

たとえば、次のようなものです。

  • 提案書のたたき台を作る
  • 重要な打ち合わせの準備を終える
  • 記事の構成を完成させる
  • 月次レポートをまとめる

ここで大切なのは、その日を前へ進める中心を決めることです。大きなタスクが曖昧だと、他の仕事に引っ張られやすくなります。

中3つで進捗を作る

次に、中くらいのタスクを3つ置きます。大きなタスクほど重くはないものの、進める意味がある仕事です。

例としては次の通りです。

  • 会議資料の確認
  • メール返信のうち重要なもの
  • 請求書の処理
  • 取引先への確認連絡

中タスクは、一日の骨組みになります。ここが多すぎると重くなり、少なすぎると進捗感が薄くなります。3つ前後がちょうどよいバランスです。

小5つで細かな仕事を回す

最後に、小さなタスクを5つ置きます。短時間で終わるものや、後回しになりがちな細かな仕事です。

たとえば、次のような内容です。

  • 日程調整の返信
  • 書類の提出
  • メモの共有
  • 備品の発注
  • 簡単な確認連絡

小タスクは、すき間時間にも進めやすく、達成感も出やすい部分です。ただし、小タスクばかりで一日が終わらないように、大と中を先に決める順番が大切です。

続ける人がやっている運用のコツ

1-3-5リストは、作るだけで終わると効果が薄くなります。続けるには、自分の仕事に合う形へ少しずつ寄せることが必要です。

タスクの大きさを見直す

最初は、大中小の感覚がずれることがあります。大きなタスクが重すぎたり、小さなタスクが実は時間を取ったりすることもあります。

見直したいポイントは次の通りです。

  • 大タスクが一日で終わる範囲か
  • 中タスクが重すぎないか
  • 小タスクが本当に短時間か
  • 予定外の仕事が入りやすい日か

数日使うと、自分に合う感覚が見えてきます。最初から完璧に分ける必要はありません。

差し込み仕事を前提にする

仕事は計画どおりに進まない日もあります。急な連絡、会議、依頼が入ることもあります。そのため、1-3-5リストは固定ではなく、入れ替え前提で考えるほうが続きます。

たとえば、次のように考えます。

  • 差し込みが来たら小タスクを翌日に回す
  • 大タスクが重い日は中を2つにする
  • 会議が多い日は小タスク中心にする

ルールを守ることより、一日を回しやすくすることが大切です。

終わった感覚を残す

1-3-5リストの良さは、達成感が出やすいことにもあります。終わった項目に印をつけるだけでも、一日の見え方は変わります。

おすすめの見方は次の通りです。

見方効果
終わった項目を消す進んだ実感が出る
大タスク完了を目立たせる一日の満足感が上がる
翌日に持ち越す数を減らす気持ちが軽くなる
毎朝作り直す頭が切り替わる

終わらなかった項目を責めるより、終わった項目を確認するほうが続きやすくなります。

よくある質問

Q: 1-3-5リストとは何ですか？

A: 一日にやることを、大きなタスク1つ、中くらいのタスク3つ、小さなタスク5つに分けて考えるタスク管理法です。量を絞ることで、優先順位をつけやすくなります。

Q: 9個では足りない日はどうすればよいですか？

A: 本当に今日やる必要があるかを見直すことが大切です。そのうえで必要なら、小さなタスクをまとめたり、その日の予定に合わせて少し調整したりして構いません。ただし、増やしすぎると元のToDoリストに戻りやすくなります。

Q: 大中小の分け方が難しいです

A: 最初は感覚で構いません。目安としては、大はその日の中心になる仕事、中は通常業務として意味のある仕事、小は短時間で終わる細かな仕事です。数日続けると自分なりの基準が見えてきます。

Q: 普通のToDoリストと何が違いますか？

A: 普通のToDoリストは、思いついた仕事を増やしやすい形です。1-3-5リストは、最初から数を絞るため、優先順位をつける前提で一日を組み立てられます。

筆者について

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