想定読者
- メール、提案書、ホームページの文章作成に、いつも時間がかかってしまうスモールビジネスオーナー
- 自分の書いた文章が、相手に本当に伝わっているか、読みにくいと思われていないか不安な方
- センスや文才に頼らず、誰でも実践できる、論理的で分かりやすい文章術を学びたい経営者
結論：優れた文章とは、「上手い文章」ではなく「伝わる文章」である
結論から申し上げます。ビジネスにおける文章の目的は、美しい文学作品を作ることではありません。その目的はただ一つ、読み手に意図を正確に伝え、期待する行動を取ってもらうことです。
つまり、あなたが目指すべきは、芸術的な「上手い文章」ではなく、シンプルで分かりやすい「伝わる文章」なのです。そして、「伝わる文章」には、センスや文才は必要ありません。いくつかの基本的なルールを知っているかどうか、ただそれだけです。
この記事では、文章が苦手な人でも、今日からすぐに実践できる、人を動かすための「書き言葉」のシンプルなルールを解説していきます。
第1章: なぜ、あなたの文章は“読まれない”のか？
時間をかけて書いたメールが、 제대로読まれずにスルーされてしまう。その原因は、読み手の心理を無視した、典型的な3つの「書き方の罠」にあります。
罠1：結論が最後まで分からない「日記」のような文章
ビジネスで文章を読む人は、基本的に忙しく、せっかちです。彼らが一番知りたいのは「で、結論は何？」ということです。
時系列に沿って、起きたことをだらだらと書き連ねる「日記」のような文章は、読み手の貴重な時間を奪うだけで、最後まで読んでもらえません。ビジネス文書の鉄則は、結論ファースト。この一点に尽きます。
罠2：書き手の“当たり前”が詰まった、専門用語のオンパレード
あなたにとっては常識でも、読み手にとっては初めて聞く言葉かもしれません。業界用語や社内用語、アルファベットの略語などを、何の説明もなしに使っていませんか？
読み手は、分からない単語が出てきた瞬間に思考が停止し、その先を読む気を失ってしまいます。常に「この文章を読むのは、全く知識のない素人だ」という前提に立ち、相手の知識レベルに言葉を合わせる必要があります。
罠3：一文が長く、主語と述語がねじれている
「〇〇が、△△であるため、□□という状況において、××することが重要となりますが…」
このように、読点（、）で延々と文章をつなぎ、一文が長くなっていませんか？
一文が長くなると、「誰が（主語）」「どうした（述語）」のかが分かりにくくなり、読み手は何度も文章を読み返す羽目になります。伝わる文章の基本は、一文を短く、シンプルにすることです。
第2章: 誰でも「伝わる文章」が書ける、3つの基本ルール
では、具体的にどうすれば「伝わる文章」が書けるのでしょうか。ここでは、センス不要で、誰でも実践できる3つの基本的なルールを紹介します。
ルール1：PREP法で「結論」から書く
PREP法は、論理的で分かりやすい文章を書くための、最強のフレームワークです。メールや報告書など、あらゆるビジネス文書に応用できます。
- Point（結論）: まず、文章全体で一番伝えたい「結論」を最初に書きます。
- 例：「〇〇の件、結論から申し上げますと、A案での進行をお願いしたく存じます。」
- Reason（理由）: なぜ、その結論に至ったのか、その「理由」を述べます。
- 例：「なぜなら、A案はコストと納期の両面で、最もバランスが取れていると判断したためです。」
- Example（具体例）: 理由を裏付けるための、具体的な「事例」や「データ」を示します。
- 例：「具体的には、B案と比較してコストを10%削減でき、納期も1週間短縮できます。」
- Point（結論を繰り返す）: 最後に、もう一度「結論」を繰り返し、相手に取るべき行動を促します。
- 例：「つきましては、A案で進めさせていただきたく、〇月〇日までにご承認いただけますでしょうか。」
この型に沿って書くだけで、あなたの文章は驚くほど分かりやすくなります。
ルール2：とにかく「具体的に」書く
抽象的な言葉は、人によって解釈が異なり、誤解を生む原因になります。できる限り、固有名詞、数字、具体的な行動を使って書きましょう。
- 悪い例: 「なるべく早く、対応をお願いします。」
- 良い例: 「明日の午後3時までに、〇〇のファイルを、△△さんに送ってください。」
- 悪い例: 「弊社のサービスは、業務を効率化できます。」
- 良い例: 「弊社のサービスを導入すれば、毎月の請求書作成にかかる時間を、平均3時間から15分に短縮できます。」
具体的に書くことで、文章は一気に説得力を増し、読み手は次に行うべきアクションを迷うことがなくなります。
ルール3：「接続詞」を正しく使い、文章の流れをスムーズにする
文章が読みにくい原因の一つに、接続詞の使い方が不適切であるケースがあります。接続詞は、文と文の関係を示す「交通標識」のようなものです。
- 順接（だから、そのため、したがって）: 前後の文が、原因と結果の関係にある時に使います。
- 逆接（しかし、ですが、けれども）: 前の文とは反対のことを述べる時に使います。
- 並列（また、および、ならびに）: 複数の事柄を、同じ重みで並べる時に使います。
- 添加（そして、さらに、加えて）: 前の文に、情報を付け加える時に使います。
接続詞を正しく使うことで、読み手は文章の論理的な流れをスムーズに追うことができ、内容をストレスなく理解できます。
第3章: 読み手の「心」を動かす、一歩進んだライティング術
基本ルールを押さえたら、次はあなたの文章を、単なる「伝わる文章」から、読み手の心を動かし、行動を促す「人を動かす文章」へと進化させるためのテクニックを紹介します。
「あなた」を主語にして、自分事化させる
「当社のサービスは…」「弊社の特徴は…」と、自社を主語にした文章ばかり書いていませんか？読み手は、あなたの会社のことには興味がありません。興味があるのは、自分の悩みがどう解決されるか、だけです。
主語を「当社」から「あなた（お客様）」に変えてみましょう。
- 悪い例: 「当社の新機能は、〇〇を実現しました。」
- 良い例: 「あなたは、この新機能を使うことで、〇〇ができるようになります。」
このように、読み手を主語にすることで、文章は一気に「自分に関係のある話（自分事）」となり、相手の心に響きやすくなります。
「メリット」の先にある「ベネフィット」を語る
「メリット」と「ベネフィット」は、似ているようで全く違うものです。
- メリット: その商品やサービスが持つ、客観的な長所や特徴。（例：「このドリルは、回転数が高い」）
- ベネフィット: そのメリットによって、顧客が最終的に得られる、理想の未来や感情的な満足。（例：「だから、あなたは力を使わずに、美しい穴を、あっという間に開けることができます」）
お客様がお金を払うのは、メリットに対してではなく、ベネフィットに対してです。あなたの文章は、お客様にどんな素晴らしい未来を約束できていますか？
第4章: 文章は「書く」より「削る」が9割
伝わる文章を書くための、最後の、そして最も重要な秘訣。それは、書いた文章を、徹底的に削ぎ落とすことです。
一文一義（いちぶんいちぎ）の原則
一つの文には、一つのメッセージだけを込める。これが基本です。言いたいことが複数あるなら、文を分けましょう。
不要な「クッション言葉」を削除する
「～のような形になります」「～させていただいております」といった、丁寧に見えて、実は冗長な表現はありませんか？
- 削る前: 「ご確認させていただいても、よろしいでしょうか。」
- 削った後: 「ご確認いただけますでしょうか。」
文章は、シンプルであればあるほど、力強くなります。
声に出して読んでみる
書き終えた文章は、必ず声に出して読んでみましょう。読んでいて息が続かなくなったり、リズムが悪くてつっかえたりする部分は、ほぼ間違いなく読みにくい文章です。
声に出してスムーズに読める文章は、黙読しても、頭の中にすらすらと内容が入ってきます。これは、文章の質を劇的に向上させる、最も簡単で効果的な推敲方法です。
よくある質問
Q: 文章を書くのに、ものすごく時間がかかってしまいます。
A: 最初から完璧な文章を書こうとせず、まずは「箇条書き」で、伝えたいことを思いつくままに書き出すことから始めてみてください。その後、PREP法などの型に当てはめて、文章を組み立てていくと、驚くほどスムーズに書けるようになります。
Q: メールの件名は、どうやって付ければいいですか？
A: 相手が件名を見ただけで、「誰から、何の用件か」が、一目で分かるようにするのが鉄則です。例えば、「【株式会社〇〇】△△のお見積もりの件」のように、【】を使って社名を明記し、用件を具体的に書くと、開封率が格段に上がります。
Q: ホームページに載せる文章は、ブログのように少し砕けた口調でもいいですか？
A: はい、あなたのビジネスのブランドイメージや、ターゲットとする顧客層によります。士業のような信頼性が重視される業種であれば丁寧語が基本ですが、親しみやすさを重視するサロンやクリエイターであれば、少し砕けた口調の方が、むしろ人柄が伝わり、ファンを獲得しやすい場合もあります。
Q: 漢字とひらがなのバランスは、どうすればいいですか？
A: 一般的に、漢字が多すぎると文章は硬く、読みにくくなります。特に、「事（こと）」「時（とき）」「様々（さまざま）」のように、ひらがなで開いても意味が通じる言葉は、積極的にひらがなを使うと、文章全体が柔らかく、読みやすい印象になります。
Q: 良い文章を書くために、何かトレーニング方法はありますか？
A: 最も効果的なのは、「良い文章を書き写すこと」です。あなたが「この人の文章は分かりやすいな」と感じるブログやメルマガを見つけたら、その文章をそのまま書き写してみてください。そうすることで、伝わる文章のリズムや構成が、自然と体に染み付いていきます。
筆者について
記事を読んでくださりありがとうございました！
私はスプレッドシートでホームページを作成できるサービス、SpreadSiteを開発・運営しています！
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